DIGITALISIERUNG 

Digitalisierung ist heute in aller Munde 

DIE BEDEUTUNG DER DIGITALISIERUNG FÜR MITTELSTÄNDISCHE UNTERNEHMEN – RISIKEN UND NUTZEN

Natürlich muß der Weg in die Digitalisierung für ein klein oder mittelständisches Unternehmen erst einmal in einzelne Prozessschritte heruntergebrochen werden, und zwar auf die entscheidenden Knackpunkte, bei denen der Umschwung von manuellen Abläufen auf Software unterstützte Prozesse Sinn macht.

Nichts ist unsinniger als viel Geld für eine Software auszugeben, die einerseits wegen der Komplexität von den Mitarbeitern gemieden wird, andererseits nicht den Anforderungen des Unternehmens entspricht. Auch müssen wir immer wieder feststellen, daß trotz eingeführter Software noch separate manuelle oder in MS-Office-Programmen geführte Listen zusätzlich gepflegt werden.

Das Vertrauen der Mitarbeiter in die EDV hat vielleicht durch verschiedene Gründe (z.B. mangelnde Informationen während der Installation, kaum Schulungen, Verständnisprobleme, usw.) bei vorherigen IT-Installationen von Anfang an sehr gelitten und muß wieder zurück gewonnen werden. Leider kommt das in der Praxis immer noch zu häufig vor, was zu großen Frustrationen bei allen Beteiligten führt und den nächsten Schritt in die Digitalisierung in Betrieben gewaltig verzögert.

Das Risiko für den Unternehmer: die Bearbeitungszeiten und Fehlerquoten gehen nach oben, und das gerade in den wirtschaftlich schwierigen Zeiten wo Personalknappheit und Lieferverzögerungen in aller Munde sind.

Welche Möglichkeiten gibt es denn gerade in mittelständischen Unternehmen mit geringem finanziellen Einsatz und verantwortungsvoll Schritt für Schritt in die Digitale Welt einzutauchen: 

DEFINITION DIGITALISIERUNG

 

Unter Digitalisierung versteht man die Umwandlung von analogen, d. h. stufenlos darstellbaren Werten bzw. das Erfassen von Informationen über physische Objekte in Formate, welche sich zu einer Verarbeitung oder Speicherung in digitaltechnischen Systemen eignen. (Quelle:Wikipedia)

  • Manuelle Abläufe im Unternehmen weitestgehend zu automatisieren
  • Vorhandene Schnittstellen zu reduzieren um Fehler zu minimieren 
  • Vermeidung von internen Kommunikationsfehlern
  • Daten zentral für alle Bereiche zu verarbeiten und analysieren
  • Automatisiertes Berichtswesen
  • Gewährleistung der gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentation
  • Erhöhung des Arbeitsschutzes und dadurch die Sicherheit der Mitarbeiter
  • Zukunftssicherstellung des Unternehmens
  • Optimierung der Produktionskapazitäten
  • Zeit- und Kostenreduzierung in wichtigen Bereichen
  • Lieferzeit-Reduzierung
  • Bessere Kapazitätsplanung und-auslastung
  • Gemeinsame Archivierung von Unterlagen
  • etc.

WAS KÖNNEN SIE MIT UNS AUF DEM WEG DER DIGITALISIERUNG ERREICHEN?

durch passende Geschäftsmodelle

die Umsätze und Profite
für die Zukunft
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mit digitalisierten Prozessen

die Zeiten und Kosten
reduzieren und Freiräume schaffen

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Entscheidungen
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eine sichere,
vorausplanende
Liquidität

DATENSCHUTZ, DATENSICHERHEIT UND DATENARCHIVIERUNG

Die Digitalisierung bietet jedoch speziell für den Mittelstand auch immer wieder hohe Herausforderungen, insbesondere dem Datenschutz gerecht zu werden, eine laufende, regelmäßige Datenspeicherung durchzuführen, Datenarchivierung und dem Vorbeugen von Hacker-Angriffe.

Der Datenschutz ist ein wichtiger Aspekt der Digitalisierung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie alle geltenden Gesetze und Vorschriften einhalten, um die privaten Daten ihrer Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern zu schützen. Dies beinhaltet auch das Festlegen von eindeutig definierten Abläufen bei der Verwendung oder Verarbeitung  von sensiblen Daten, geschulte Mitarbeiter, dem Einschluß von in Papierform vorliegenden Daten und die Verwendung sicherer Technologien wie verschlüsselte Datenübertragung und sichere Passwörter.

Die regelmäßige Datenspeicherung ist ebenfalls ein wichtiger, nicht zu unterschätzender Faktor in jedem Unternehmen. Ihre Daten müssen sicher und zuverlässig gespeichert werden, entweder in einem vor Feuer und Wasser geschützten Tresor oder an einem externen gesicherten Ort. Damit bei einem aufgetretenen Datenverlust jederzeit diese wieder kurzfristig abgerufen werden können. Dazu benötigt es eindeutig definierte Prozesse und klare Zuständigkeiten, um Engpässe bei Krankheit oder Urlaub zu vermeiden.

Die zentrale Datenarchivierung ist ein weiterer wichtiger Aspekt der Digitalisierung. Hier geht es darum, wichtige Daten zu archivieren, um sie bei Bedarf abrufen zu können. Dies kann entweder auf externen Datenträgern oder in einer Cloud erfolgen. Damit können jederzeit je nach Zugangsberechtigung die verantwortlichen, leseberechtigten  Mitarbeiter auf die Daten zurückgreifen, ohne die Möglichkeit zu haben diese zu löschen oder versehentlich zu verschieben.

Die vielen Ordner in den Abteilungen gehören dann der Vergangenheit an und müssen nicht mehr im ganzen Haus immer wieder gesucht werden.

Hacker-Angriff

Hacker-Angriffe

Hacker-Angriffe können ein großes Risiko für jedes Unternehmen darstellen. Das Thema Hacker-Angriffe sollten Sie unbedingt ernst nehmen. Über 42 % alle Hacker-Angriffe werden durch die Unachtsamkeit der eigenen Mitarbeiter verursacht.

Auch wenn man als kleiner Mittelständler denkt: „mich betrifft das nicht“ – Wer soll schon von meiner Firma etwas wollen?“

Aus Erfahrung können wir feststellen, dass selbst auf kleine mittelständische Firmen mehrere tausende von Hacker-Angriffen täglich verübt werden.

Die überwiegende Mehrzahl ist sicher nicht dazu gedacht Daten zu klauen, sondern zielen nur auf Datenvernichtung oder darauf interne IT-Strukturen zu schädigen. Das Hacken hat sich in den letzten Jahren zu einem regelrechten Sport entwickelt.

 

Das Mobiltelefon z.B. ist zum „Allrounder“ geworden. Es bietet neben dem Telefonieren inzwischen unglaublich viele weitere Anwendungsmöglichkeiten. Wir steuern Drucker direkt an, steuern übers Handy Beleuchtung in den Wohnräumen, die Jalousien, etc.

Dazu ist es notwendig, dass sich das Mobiltelefon mit all diesen Geräten verbindet und mit ihnen kommuniziert. Die Kommunikation findet aber in beide Richtungen statt! Und im Unternehmen verbindet sich dann das Mobiltelefon womöglich mit dem Firmen WLAN… und schon sind Tür und Tor für Hacker-Angriffe geöffnet.

Haben Sie all diese Möglichkeiten bedacht?

Hier ist es wichtig, dass Unternehmen entsprechende Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, um ihre Daten vor Angriffen zu schützen. Dazu gehören beispielsweise Firewalls, Antivirus-Software und regelmäßige Sicherheits-Updates.

 Sind Ihre Mitarbeiter genügend sensibilisiert beim Umgang mit Downloads, Apps, ungeprüften USB-Sticks, Spiele und zur Zeit sehr häufig fast perfekt „gefakten Rechnungen von namhaften Telekommunikationsfirmen, Banken usw.“ via Email.

Und wenn dann doch ein Angriff erfolgreich wäre – sind Sie gewappnet um schnellstmöglich die relevanten Daten wieder herzustellen und den Betrieb kurzfristig wieder zum Laufen zu bringen?

 Kann Ihr Unternehmen dann noch weiterarbeiten und überleben?

Wir erstellen detailliert eine Prozessanalyse über Ihr IT-System und zeigen Ihnen Verbesserungsmöglichkeiten auf.

Die meisten mittelständischen Unternehmen können sich keinen Vollzeit IT-Manager oder Abteilung leisten. In vielen Fällen ist die IT der kaufmännischen Abteilung zugeordnet.

Nun kann ein Kfm. Leiter oder ein Leiter Controlling bestimmt die Anforderungen an die IT definieren – im Hinblick auf Anwendungen, Inhalt und Auswertungen. Aber kann ein solcher Mitarbeiter auch die Sicherheitsaspekte umfänglich erkennen, eine Gap Analyse beurteilen und Sicherheitslücken bei Bedarf schliessen? In Einzelfällen vielleicht.

Jedoch wird in den meisten Fällen der technische Hintergrund dafür nicht ausreichen, zumal dieser Personenkreis in der Regel genug mit den eigentlichen kaufmännischen Aufgaben zu tun hat, und andererseits die Entwicklung in der IT nach wie vor rasant voranschreitet.

Da ist es schwer alle relevanten potentiellen Sicherheitslücken zu erkennen und ohne zusätzliche EDV-Beratung diese zu beseitigen.

Blackout

WAS PASSIERT BEI EINEM PLÖTZLICHEN STROMAUSFALL?

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Digitalisierung ist die Notstromversorgung (USV). Da viele Unternehmen heutzutage auf digitale Systeme angewiesen sind, ist es wichtig, dass sie im Falle eines Stromausfalls weiterhin arbeitsfähig sind.

Eine USV garantiert, dass die Systeme auch bei einem Stromausfall weiterlaufen.

Werden diese Systeme regelmäßig in Ihrem Unternehmen getestet?

Fahren ihre Systeme ordnungsgemäß runter, werden die relevanten Daten noch gesichert?

Sind die USVs (unterbrechungsfreie Stromversorgung) ausreichend dimensioniert und mit der Installation weiterer Server ebenfalls erweitert?

UNSERE MISSION UND ZIEL

Ihrem IT-Verantwortlichen Werkzeuge an die Hand zu geben, mit denen der ermittelte Optimierungsbedarf zeitnah und gut dokumentiert umgesetzt werden kann, Lücken oder Schwachstellen kurzfristig abgestellt werden können und sicherstellen, dass alle notwendigen Maßnahmen getroffen haben, Hacker-Angriffe erfolgreich abzuwehren, der Datenschutz und -sicherheit kein Thema mehr ist, und damit das Know how Ihres Unternehmens für die Zukunft geschützt sind.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

ADVIQON Unternehmensberatung bei Ludwigsburg
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74321 Bietigheim-Bissingen

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