PROZESSOPTIMIERUNG

FÜR DIE ZUKUNFT GERÜSTET – ABLÄUFE KLAR STRUKTURIERT

Prozessoptimierung_Adviqon Unternehmensberatung

EINFÜHRUNG IN DAS THEMA PROZESSOPTIMIERUNG FÜR DEN MITTELSTAND

Die Prozessoptimierung ist ein umfassender Ansatz, um Geschäftsabläufe zu analysieren und zu verbessern. Dazu gehören unter anderem die Überprüfung der Arbeitsabläufe, die Identifizierung von Engpässen und die Implementierung von Lösungen, die Zeit und Kosten sparen und die Effizienz steigern.

In vielen mittelständischen Betrieben wie Handel, Handwerk, Dienstleistungsgewerbe und Maschinenbau gibt es einen ständigen Bedarf an Prozessoptimierung, um die Geschäftsabläufe zu verbessern und den Wettbewerb zu überleben. Hier können wir als praxisorientierte , technisch und kaufmännisch versierte Unternehmensberatung eine wertvolle Unterstützung bieten.

Es werden während der Prozesessoptimierung  die zu betrachtenden Abläufe von uns als neutrale Stelle durchleuchtet und mögliche Ansatzpunkte zur Fehlerreduktion oder Zeit- und Kostenoptimierung vorgestellt. Wir, als erfahrene Berater können auch dabei helfen, allgemein erst einmal den Fokus auf die wichtigsten Prozesse und Problemstellen zu legen und die Umsetzung der Optimierungen zu unterstützen, begleiten und zu moderieren..

Vielleicht haben Sie auch bereits langanstehende Projekte, die Ihnen unter den Nägeln brennen und die Sie mit uns in die Realität umsetzen möchten.

Dabei kann es sich um einfache Strukturänderungen, Einsatz neuer Hard-und Software-Werkzeuge, Kostenreduzierungen, Minimierung der Fehlerquoten, Erhöhung des Arbeitsschutzes, die die Punkte in der direkten Ablaufsorganisation betreffen oder Zeitoptimierungen in allen Bereichen handeln. 

Wichtig ist dabei vorab allen Beteiligten „die Angst“ zu nehmen, dass die Ergebnisse einer Prozessoptimierung nicht mehr mit dem Schreckgespenst „Personalreduktion“ einher gehen wird, sondern dringend benötigte Freiräume für Entwicklungspotentiale schaffen kann.

Damit die Akzeptanz des Projektes vom Start an bei allen Beteiligten besteht und getragen wird und der spätere Erfolg nicht gefährdet wird.

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass eine erfolgreiche Prozessorientierung nur dann Bestand in der Zukunft hat, wenn das Team von dem Erfolg überzeugt ist, den Nutzen oder das Einsparpotential sieht und die tatkräftige Unterstützung des Managements erhält.

DIE WERKZEUGE ZUR PROZESSOPTIMIERUNG

In unserem Gepäck haben wir eine Vielzahl unterschiedlicher Methoden und Analyse-Werkzeuge, mit deren Hilfe die Prozesslandkarte transparenter, stabiler und auswertbarer wird. Für den Einsatz verwenden wir oft ein Mix aus einfachen Interviews, speziellen Fragebögen, Arbeitsplatzanalysen (dort z.B. 5S-Maßnahmen, Ishikawa- oder Spaghettidiagramm, SWOT Analyse, Wertstromanalyse, Flussdiagramme usw.) um ein optimales Ergebnis zu erhalten.

Die eingesetzten Prozess-, Workflow- und Wertstrom-Analysen (value stream mapping) sind starke Werkzeuge um die Abhängigkeiten, Ineffizienzen und die möglichen Verbesserungspotentiale aufzuzeigen. Sie sind ein wichtiger Bestandteil in den frühen Phasen jedes Verbesserungsprojektes und werden von unseren Betriebsberatern aktiv eingesetzt.

 

Ein Beispiel für die Anwendung von Hilfsmitteln in der Prozessoptimierung ist die Verwendung von Workflow-Management-Systemen. Diese Systeme ermöglichen es, Geschäftsabläufe zu automatisieren und Überwachung, Tracking und Reporting-Funktionen bereitzustellen.

Dadurch kann die Effizienz verbessert und manuellen Fehler minimiert werden. 

Ein weiteres Beispiel ist die Verwendung von Datenanalyse-Tools, um Daten zu sammeln und auszuwerten. Dies kann beispielsweise dazu beitragen, Prozesse zu identifizieren die Zeit und Ressourcen verschwenden und Optimierungen vorzuschlagen, die diese Prozesse beschleunigen, vereinfachen oder Fehlerquellen reduzieren.

 

Adviqon-Prozesse

Wir verwenden dabei leicht verständliche, praxisnahe Werkzeuge um dem Team den aktuellen Ist-Zustand mit den Verbesserungspotentialen von morgen „vor Augen“ zu führen. Sie schaffen ein einheitliches, gemeinsames Prozessverständnis beim Team – dem Management, dem Consultant und sensibilisieren für die realen Notwendigkeiten der Umsetzung.

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Die Vorteile, DIE NICHT VON DER HAND ZU WEISEN SIND

  • Eindeutige Transparenz über den eigentlichen Prozess (Ablauforganisation)
  • Einheitliches Prozessverständnis auf Basis aktueller Daten und Fakten
  • Identifikation von Optimierungspotentialen und Ideen zur Umsetzung
  • Beseitigung von auftretenden Lücken bei den Übergabe-Schnittstellen
  • Möglichkeit zu kennzahlenbasierten, zukünftigen Entscheidungen
  • Klar dokumentierte Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
  • Zeit- und Kostenreduktion  mit möglicher besserer Kapazitätsauslastung
  • Reduzierung der Fehlerquote, weniger Nachbesserungen oder Garantieleistungen
  • Erhöhung des Arbeitsschutzes und Arbeitssicherheit der Mitarbeiter

DIE PRAKTISCHE DURCHFÜHRUNG FÜR KLEINERE PROJEKTE

Die Findung des richtigen Teams ist der erste wichtigste Schritt: denn das teilnehmende Team sollte aus Mitarbeitern des zu betrachtenden  Bereiches bestehen, am besten mit unterschiedlicher Erfahrung und Betriebs-Zugehörigkeit sowie zusätzlich Mitgliedern aus anderen Abteilungen um externen Input zu erhalten. 

Die Durchführung eines Projekts erfolgt hier in Kurzform beschrieben meist in 7 durchzuarbeitenden Abschnitten:

  1. Die eigenen Prozesse identifizieren und benennen
  2. Die eigenen Prozesse aufnehmen und plastisch darstellen
  3. Die eigenen Prozesse einheitlich, vollständig und korrekt darstellen
  4. Die eigenen Prozesse bewerten
  5. Die möglichen Schwachstellen im Prozess zu benennen – Prioritäten fixieren
  6. Kurz, mittel- und langfristige Verbesserungspotentiale erarbeiten
  7. Die entscheidende Umsetzungsphase

 

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Dabei sind auf dem Weg des neuen Prozesses viele kleine Aufgaben umzusetzen wie z.B.  den Ist-Zustand mit dem aktuellen Ablauf festschreiben, die aufzuwendenden Zeiten und Wegstrecken messen, Übergabe-Schnittstellen zu dokumentieren, derzeitige Beteiligte und Verantwortlichkeiten zu benennen, und eine ggf. notwendige Kostenaufstellung durchführen.

Dann ist das Team gefordert über Brainstorming kreative Ideen zu kreieren um neue Wege zu beschreiten. Das jedoch nicht sofort heißen alle bisher installierten Prozesse über den Haufen zu werfen, sondern an den Stellen einzuhaken wo viel Zeit aufgewendet werden muß oder zuviele Übergabestellen und Fehlerhäufigkeiten auftreten.  

 Nach der finalen Festlegung der durchzuführenden Maßnahmen innerhalb der Prozessoptimierung, jeweils unterteilt in die Zeitphasen in „sofort umsetzbar“, „kurzfristig“, „mittelfristig oder langfristig“ umsetzbar werden diese dem Management oder Eigentümer zur Freigabe präsentiert.

Speziell bei den mittelfristigen oder langfristigen Aktionen sind meist interne Umstellungen, kleinere Investitionen oder zusätzliche vorbereitende Maßnahmen von Nöten.

Dann geht es zur wichtigen Umsetzung mit anschließender Dokumentation der erarbeitenden Maßnahmen.

 

DIE PRAKTISCHE DURCHFÜHRUNG FÜR GRÖßERE PROJEKTE

Selbstverständlich führen wir auch Prozessoptimierungen bei bereichsübergreifenden Projekten oder Unternehmensrelevante Projekte durch, jedoch müssen diese  ggf. in mehreren Gruppen behandelt werden, da sonst die Anzahl der Teilnehmer zu groß wird und nicht jeder genügend Zeit hat seinen Input zu bringen. Wir können  leider die detaillierte Vorgehensweise hier nicht beschreiben, da dies den Rahmen sprengen würde, können Ihnen aber gerne weitere Informationen persönlich auf Anfrage übermitteln. Aber der Hauptaugenmerk bei diesen Projekten liegt bei den überlappenden Schnittstellen.Hier dürfen keine Einbahnstraßenlösungen erarbeitet werden, sonst werden später die Übergabestellen nicht einwandfrei funktionieren.

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Das GEMEINSAME ZIEL

Nach Abschluss des Projekts werden die Verbesserungspotentiale im wahrsten Sinne des Wortes schnell „offensichtlich“.

Dabei ist es wichtig, die geänderte neue Prozessoptimierung zu dokumentieren und den erarbeiteten Ablauf in dem Bereich offen und transparent darzustellen.

Dies geschieht oft zusätzlich durch Ablauf-Diagramme, die in den optimierten Bereichen sichtbar für jeden ausgehängt werden.

Nach Möglichkeit sollten die Verbesserungen grafisch einmal monatlich aktualisiert werden um speziell an weiteren Schrauben noch ein Feintuning stattfinden zu lassen.

Wir, als Adviqon Unternehmensberatung begleiten Sie vom Anfang bis zum erfolgreichen Ende des Projektes!

 

Wir bringen Ihr Projekt in gemeinsamer Zusammenarbeit mit Ihrem Team als Motivator, Ideenlieferant,

Moderator und BERATER zum Erfolg!

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Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

ADVIQON Unternehmensberatung bei Ludwigsburg
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